Reuniones que motivan en el trabajo

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Reuniones como palancas de motivación

Una del mediodía. Es casi la hora de comer y todavía no te has sentado en tu puesto de trabajo. Es viernes, el día de las reuniones.

Llevas toda la mañana sentado con tu jefe, luego con el jefe de tu jefe y finalmente con tu equipo, en un interminable y aburrido seguimiento de datos e informaciones que no te parecen de ninguna utilidad.

Los correos electrónicos por responder se amontonan, las tareas que tienes que terminar antes de irte a casa son infinitas.

Otra vez empezarás el fin de semana tarde y de mal humor, eso si tienes suerte y no trabajas el fin de semana porque no te ha dado tiempo a acabarlo todo.

Esta sensación es mucho más habitual de lo que te imaginas entre tus empleados. Pocas personas visualizan las reuniones como momentos de intercambio y construcción de ideas, como espacios donde se resuelven los problemas.

Más bien todo lo contrario.

Reuniones como palancas de motivación

Puedes comenzar a cambiar esta tendencia utilizando las reuniones como palancas de motivación.

No es tan difícil y no te costará dinero. Solo tienes que cambiar un poco el enfoque y contagiar a tus mandos intermedios para que hagan lo mismo.

Piensa bien en la frecuencia de las reuniones, no convoques una si no tienes motivos más que suficientes para hacerlo. Explica cuál es el objetivo de forma clara, para que todos sepan por qué tienen que asistir y qué se espera de ellos.

Más allá de estas reglas básicas, en cada tipo de reunión puedes utilizar estrategias diferentes para que te sirvan como aliados en la retención del talento.

¿Cómo organizas tus reuniones?

Cambia las dinámicas para conseguir que todos tengan la mente activa durante la reunión:

  • El encuentro diario (daily huddle): diez minutos rápidos al inicio del día pueden mejorar enormemente la comunicación en tu equipo y mantenerlo alineado con los objetivos. Dales la información clave del día, un poco de feedback del día anterior y responde a las preguntas. Ahora ya estáis listos para comenzar la jornada con fuerza.
  • Reuniones de pie (stand up meetings): el objetivo es hacer las reuniones más dinámicas y evitar que los asistentes se distraigan.
  • Reuniones paseo (walking meetings): el simple hecho de salir de la oficina y hacer circular la sangre renueva la energía, la concentra en la escucha mientras se camina y abre la perspectiva al regresar. Somos mucho más productivos después de un paseo.

 

Las reuniones de equipo – Team Meetings

Comenzar cada reunión de equipo con un resumen de los logros de cada asistente es una táctica excelente para que todos lleguen a tiempo y consigues ese punto de reconocimiento necesario para que la reunión empiece con el mejor estado de ánimo.

Comunica los objetivos y ten preparada cuál será la agenda para cumplirlos. Qué temas se van a tratar y durante cuánto tiempo.

Ganarás eficiencia y evitarás que se alarguen más allá de la duración establecida. Durante la reunión, asegúrate de crear un diálogo constructivo en dos direcciones.

Deja hablar a todos los miembros de tu equipo, escucha y valora su opinión.

Establece cuánto tiempo tiene cada uno para hablar. Hay que economizar las intervenciones y parar cuando tu tiempo de exposición se ha terminado, incluso si eres el jefe.

Así todos aprenderán para las siguientes veces y las reuniones dejarán de ser infinitas. ¡Da ejemplo desde el principio!

Proporcionar los pasos a seguir. Antes de que todo el mundo se disperse a su próxima cita, confirma que conozcan los próximos pasos a seguir.

Envía una nota de humor sobre “las diez cosas clave que esperas que hayan aprendido en la reunión” que intercalando frases divertidas con los elementos clave del evento.
Por último, equilibra el tiempo dedicado a tratar lo que va mal y a reforzar lo que va bien. Una reunión donde toda la información es negativa termina por incidir en el estado de ánimo de sus asistentes y empeorar de forma falsa la percepción que tienen de los hechos, lo cual es muy perjudicial.

Las reuniones con clientes

Si habitualmente acudes a reuniones de clientes con personas de tu equipo, aprovéchalas para reconocer delante del cliente sus cualidades.

Destaca lo que han hecho bien para que el cliente lo sepa.

Es la mejor forma de reconocimiento y tu empleado se sentirá muy valorado.

No adquieras todo el protagonismo en la reunión, permite a tu equipo destacar y lucirse delante del cliente. Sentirán la responsabilidad y apreciarán la confianza que se les ha dado.

Los empleados también aprenden mucho cuando van a reuniones con clientes y adquieren una perspectiva de su trabajo que antes no tenían.

Llévate a diferentes personas, especialmente a las que habitualmente no tienen oportunidad de sentarse con un cliente: del departamento administración por ejemplo, o el recepcionista. Puedes aprender de escuchar su feedback de la reunión, seguramente tiene otra visión diferente de la tuya.

Comités y reuniones de empresa
Suelen utilizarse específicamente para comentar los resultados de la empresa y motivar a los empleados en su conjunto.

Sin embargo, en la mayoría de los casos se trata de un monólogo del director general hacia sus empleados, sin que estos tengan la oportunidad de intervenir.

En tus reuniones de empresa, selecciona a determinados empleados cuyos proyectos son exitosos y reserva un tiempo para que compartan sus logros con el resto de sus compañeros. ¿Qué tal elegir a un empleado para que lidere toda la reunión para variar?

Cuando informes de cambios de estrategia o nuevos planes, pide a empleados concretos su opinión sobre el tema. Aprovecha si tienes el Daily Pulse para planificar y medir que los empleados están un buen momento de satisfacción para informar de nuevas estrategias.

Al pedir la opinión, dirígete a ellos por su nombre, permite que te hagan preguntas sobre lo que no les queda claro o les produce incertidumbre.  Muchos jamás levantarán su mano. Respetalo. Puedes tener su feedback conjunto, la sensación general del equipo,  a través de Daily Pulse después de la reunión.

Suavizar los miedos de tus trabajadores es fundamental para que se sientan en un entorno seguro donde los peligros están controlados. Por eso, comparte la información, sé transparente sobre los riesgos y háblales del posicionamiento de la empresa y sus productos, de la competencia y del mercado.

Intenta ser transparente al máximo, si no puedes contestar a una pregunta sé sincero. Indica si en un momento dado podrás dar una respuesta. Ganarás credibilidad y justificarás tu estrategia, de manera que tus empleados sentirán que trabajan en una compañía que merece la pena y que ellos son parte de un plan mayor, que lo que hacen es importante.

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Rebecca Lundin, CelpaxHej! Soy Rebecca, co-propietaria de Celpax. Diseñamos herramientas tecnológicas sencillas para medir y mejorar el clima laboral en el trabajo, para poder mejorar la comunicación interna en la empresa. ¡Y construir una sociedad mejor al mismo tiempo! ¡Hablemos de la comunicación interna en la empresa en Twitter?

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Fuente imagen: Flickr / Sebastiaan ter Burg

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